Politique de confidentialité

Responsable du traitement
Les données personnelles collectées via OLYKO sont traitées par Damien Simon, 12 rue des Droits de l’Homme 37100 Tours.

Données collectées
Nous collectons les données que vous nous communiquez lors de la création d’un compte et de l’utilisation du service : nom, prénom, adresse email, ainsi que les données que vous saisissez dans le cadre de la gestion de votre association (membres, budget, documents, etc.).
Lorsque vous proposez un événement à l’agenda public, nous collectons :

• les informations sur l’événement que vous saisissez (nom, dates, lieu, tarifs, descriptif, photo, liens) ;

• votre adresse email, si vous n’êtes pas membre d’une association inscrite. Pour les membres, c’est celle de leur compte qui est utilisée.

Lors d’un signalement de contenu, votre adresse email est facultative.

Finalités et base légale
Ces données sont utilisées pour fournir le service de gestion associative, gérer votre compte et vous permettre de collaborer au sein de votre association. La base légale est l’exécution du contrat (conditions d’utilisation) et, le cas échéant, votre consentement.
Pour l’agenda public, l’adresse email sert à :

• vérifier votre demande par un code ;

• vous informer de la publication ou du refus de votre proposition ;

• vous permettre de signaler l’annulation de l’événement.

Ces traitements reposent sur l’exécution du service demandé et sur notre intérêt légitime à prévenir les abus. L’envoi d’une présentation d’OLYKO avec la confirmation de publication repose uniquement sur votre consentement : il est facultatif et révocable à tout moment.

Agenda public : informations publiées
Seules les informations sur l’événement sont publiées. Votre adresse email n’est jamais affichée ni transmise à des tiers. Pour un événement publié par une association membre, le nom de l’association apparaît comme organisateur.

E-mails de prise en main. Lorsque vous créez l’espace d’une association, l’administrateur principal peut recevoir au plus trois e-mails de conseils pendant les trois premières semaines (environ 1, 4 et 14 jours après l’inscription). Un e-mail n’est envoyé que si l’étape qu’il présente n’a pas encore été réalisée : par exemple, aucune année de gestion créée. Ces envois reposent sur notre intérêt légitime à vous accompagner dans l’utilisation du service que vous venez d’ouvrir. Chaque e-mail contient un lien pour ne plus les recevoir en un clic, sans incidence sur les e-mails liés à votre compte (sécurité, abonnement).

Mesure d’audience. Nous mesurons la fréquentation du site et l’utilisation de ses principales étapes (inscription, ouverture de la démonstration, création de l’année de gestion, ajout d’un premier produit). L’objectif est de comprendre où les nouveaux utilisateurs rencontrent des difficultés et d’améliorer le service. Cette mesure repose sur notre intérêt légitime. Elle produit uniquement des statistiques anonymes et n’est pas utilisée pour vous identifier ni pour vous adresser de la publicité.

Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée d’utilisation du service. Vous pouvez à tout moment demander la suppression de votre compte depuis votre espace profil : vos données d’identification (nom, prénom, téléphone, adresse) sont alors immédiatement anonymisées et votre compte d’authentification supprimé. Les pièces comptables liées à votre activité (notes de frais, documents budgétaires) sont conservées sous une forme anonymisée, conformément aux obligations légales de conservation comptable, et ne sont pas supprimées automatiquement à l’issue d’un délai fixe.
Pour l’agenda public :

• - les codes de vérification sont supprimés après 24 heures ;

• - un événement est supprimé automatiquement, avec sa photo et l’adresse email associée, un mois après sa dernière date ;

• - une proposition refusée est supprimée trois mois après le refus ;

• - les signalements sont supprimés avec l’événement concerné.

Pour les e-mails de prise en main, nous conservons la date de chaque envoi et l’adresse destinataire, afin de ne jamais envoyer deux fois le même message. Ces informations sont supprimées avec l’association. Les statistiques de mesure d’audience sont conservées au plus 25 mois.

Hébergement et sous-traitants
Les données sont hébergées par nos prestataires d’infrastructure, o2switch (France) pour l’application et les fichiers, et Supabase (serveurs situés dans l’Union européenne) pour la base de données. Certaines fonctionnalités reposent sur des sous-traitants agissant conformément à nos instructions : envoi d’emails, paiement des abonnements (Stripe), et protection du formulaire public de l’agenda contre les robots (Cloudflare Turnstile).
Cloudflare Turnstile analyse des données techniques de votre navigateur, notamment l’adresse IP et les caractéristiques de l’appareil, pour distinguer un humain d’un robot. Il ne dépose aucun cookie publicitaire. Cloudflare peut traiter ces données hors de l’Union européenne, dans le cadre du Data Privacy Framework UE–États-Unis.
Le lieu des événements est localisé grâce au service public de géocodage de l’IGN (Géoplateforme). Seule l’adresse de l’événement lui est transmise.

La mesure d’audience est réalisée avec Matomo, un outil installé sur nos propres serveurs (o2switch, France). Les données ne sont ni transmises à un tiers ni croisées avec d’autres traitements.

Cookies
Le site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (authentification, préférences de session, mode démonstration). Ces cookies ne nécessitent pas de consentement préalable.

La mesure d’audience (Matomo) fonctionne sans aucun cookie. Elle suit les recommandations de la CNIL pour être dispensée de consentement : statistiques anonymes uniquement, adresse IP tronquée, aucun suivi entre sites, données non partagées.

Aucun cookie publicitaire n’est déposé sans votre accord. Les boutons de partage de l’agenda sont de simples liens : ils ne chargent aucun script des réseaux sociaux.

Vos droits
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données. Vous pouvez aussi demander le retrait d’un événement que vous avez proposé. Vous pouvez vous opposer à tout moment aux e-mails de prise en main, grâce au lien présent dans chacun d’eux.Pour exercer ces droits, contactez contact@olyko.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).